El desafío de gestionar proyectos para la implementación de sistemas (Evaluando Software)

Pese a todo lo escrito y las metodologías publicadas desde hace años, varias encuestas sostienen que sólo en el orden del 20% de los proyectos finalizan obteniendo el “objetivo planteado, en el  tiempo previsto y con los recursos estimados”. Esta problemática se da en todo tipo de proyectos (construcción, ingeniería, sistemas, etc.), siendo los de sistemas, unos de los más perjudicados, puesto que es una disciplina muy joven (apenas unos 40 años en relación a los proyectos de construcción que tienen algunos miles de años de experiencia acumulada) y además, como todo proyecto donde hay mayor ingerencia humana, aumenta la probabilidad de conflicto.

Desde ya que el 80 % de proyectos que no tuvieron la misma suerte y les fue mal en algún aspecto de los mencionados, genera un aumento de costos directos (en los casos que los proyectos finalicen con mayor recursos que los previstos) e indirectos, por la “No disponibilidad” de los beneficios previstos que brindaría dicho proyecto si hubiera finalizado en tiempo y forma. 

Un estudio que realicé hace algunos años (pero lamentablemente sigue vigente), permite detectar diversos factores que entorpecen el camino exitoso de un proyecto.

Motivos que originan fracasos en el cumplimiento de los proyectos:

Se analizarán estos resultados en dos grandes tópicos:

1. Problemas metodológicos

Con respecto a la profesionalidad para diseñar y ejecutar un proyecto, el factor crítico es la utilización de metodologías. En muchas organizaciones pequeñas y medianas el factor brilla por su ausencia, y en muchas organizaciones grandes el mismo existe, pero no son pocos los casos en los cuales la metodología termina siendo utilizada como una máscara formal para el cumplimiento de normas y etapas y no como lo que verdaderamente es, el eje del proyecto tomando el contenido de la metodología y no solo la forma.

Uno de los puntos en los cuales es muy débil la utilización de metodologías, es en el diseño de la estructura de un proyecto y en la estimación de esfuerzos y tiempos. Es fundamental que se profundice el trabajo de generación de métricas. Esto implica, disponer de métodos probados en cada organización que permitan medir el tamaño del proyecto y disponer de estándares propios sobre los esfuerzos necesarios por unidad de tamaño.   Serán utilizados diversos censores  para medir la realidad y se debe tener en cuenta un sistema de control centralizado.

Para llevar esto a la práctica, es necesario disponer de un “set de herramientas” sencillo pero que permita gerenciar un proyecto profesionalmente.  Por ejemplo a continuación, se mencionarán algunos instrumentos básicos que deberían usarse:

• Plan general del proyecto
• Gestión de costos, recursos y tiempos
• Acuerdo de proyecto
• Lanzamiento del proyecto
• Gestión de la calidad
• Gestión de comunicaciones
• Gestión de riesgos
• Dispositivos de seguimiento y control
• Generación de métricas e indicadores de gestión
• Control de cambios
• Generación de informes gerenciales
• Cierre del proyecto
• Lecciones aprendidas
• Base de conocimientos de proyectos

El uso de instrumentos básicos de gestión y medición permitirá contar con métricas para construir indicadores y poder gestionar y tomar decisiones correctivas. Por ejemplo, algunos indicadores básicos que se deben tener en un proyecto son:

Esfuerzo

• Total de esfuerzo hombre planificado
• Esfuerzo real insumido a la fecha versus el total de esfuerzo planeado insumir
• Desvío previsto al final del proyecto (positivo / negativo -  porcentual)

Tiempos

• Total de Semanas planificadas de duración
• Semanas insumidas a la fecha versus el total de semanas planeadas insumir
• Desvío previsto al final del proyecto (positivo / negativo  - porcentual)

Costos

• Total de Costo previsto al planificar el proyecto
• Total de Costo real actual y proyectado al finalizar el proyecto
• Desvío previsto al final del proyecto (positivo / negativo  - porcentual)

Satisfacción del cliente interno o externo 

• Encuesta periódica de satisfacción del “usuario” sobre el avance del proyecto
• Evaluación del resultado versus la expectativa esperada
• Evaluación del cumplimiento de la calidad de los procesos del proyecto
• Evaluación del cumplimiento de la calidad de lo producido y entregado

2- Problemas Humanos

Las metodologías son de fundamental importancia, para la tarea de los líderes de proyectos, pero no resultan suficientes para lograr el éxito en el cumplimiento del objetivo previsto. Existen muchos otros factores informales, subjetivos, de interrelación entre las personas, como ser la habilidad para detectar conflictos ocultos, que son tan importantes como los métodos y documentos que utiliza el líder para llevar adelante su tarea. Estas relaciones están regladas por sensaciones, intuiciones, percepciones, sentimientos y aceptación de intereses personales no manifiestos.

Esto se debe, a que indefectiblemente y a pesar de que se cuente con los mejores recursos técnicos, es inevitable que los proyectos sean pergeñados, ejecutados y controlados por seres humanos y esta característica será la que le dé “vida” al proyecto.

Las técnicas o recetas permiten organizar el trabajo y focalizarse en el contenido propio del problema a resolver, pero esto no alcanza. Abordar el compromiso, delimitar responsabilidades, definir roles, elegir la gente que conforme parte del equipo de trabajo, conocer el marco político, establecer alianzas internas y externas, identificar los poderes informales, comunicar, analizar impactos externos al proyecto, visualizar superposiciones, tener una visión global, son elementos de vital importancia para quien lidera un proyecto.

Hay que considerar que los cambios de fondo son lentos, por eso es importante la pericia del líder para poder llevar un cambio profundo con la necesidad de obtener logros intermedios que permitan calmar las ansiedades y necesidades de resultados. Por lo tanto, liderar un proyecto exitoso para implementar un sistema de información en una organización, lleva implícito el conocimiento y la ejercitación de los dos tópicos descriptos (duros y blandos) o sea metodologías y personas.

Por otro lado, es fundamental (además de contar con buenos líderes de proyecto  o P.M. como se los conoce en el mercado), disponer de personal capacitado en las funciones mínimas de conocimiento sobre proyectos, para que puedan actuar como una contraparte adecuada frente a una implementación, ya sea de un proveedor externo a la organización o con el mismo equipo de sistemas propio que lo lleve adelante.