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Jueves - 29.Junio.2017

El valor añadido de una política de retención de datos en las empresas del siglo XXI

Daniel Maganto Country Manager de CommVault Systems Iberia

Por retención o conservación de los datos corporativos se entiende la distribución de las copias de seguridad de los datos a través de entornos concretos de trabajo. Según subraya IDC el avance que ha supuesto la tecnología digital está permitiendo afrontar durante el quinquenio 2008-2012 un crecimiento anual de los datos, a escala mundial, de entre el 50 y el 60 por ciento.

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En torno al 95 por ciento de dichos datos es de carácter desestructurado (emails, ficheros de texto y música, documentos, imágenes y vídeos, etc). Los usuarios finales generan alrededor del 70 por ciento de esos contenidos, que pueden compartir de manera fácil más allá de loslímites de la organización en la que desarrollan su actividad. Asimismo, dichos usuarios finales están almacenando datos personales en recursos compartidos en red donde saben que dispondrán de la correspondiente copia de seguridad. Buena parte de los datos desestructurados de una empresa tienen bastante poco que ver con su negocio y una significativa cantidad de los mismos son redundantes.

En realidad la mayoría de los entornos de almacenamiento son una mezcla de datos activos, inactivos, irrelevantes y antiguos. Y los administradores TI deben lidiar con dicha realidad de la manera más eficaz y con el menor coste posible (eso sí, ayudados porque estos costes bajan anualmente en torno al 50 por ciento).

Cuando la retención de los datos se ve afectada por diversas circunstancias (desde las referidas al propio negocio a las necesidades de los usuarios finales, pasando por los requerimientosen materia de regulación y/o conformidad o a las cuestiones históricas) muy a menudo el almacenamiento barato se contempla como la solución para el reto del crecimiento del volumen de datos. Pero las políticas de retención pueden ser muy difíciles de llevar a cabo si estos requerimientos son muy conflictivos, como ocurre en los países más desarrollados.

Por eso muchas empresas están aplicando una política de retención de datos a largo plazo con independencia de que éstos sean activos, inactivos, irrelevantes o antiguos. Si bien esta práctica puede ser asumible en cierta clase de datos, la aplicación indiscriminada de políticas de retención a largo plazo que no tenga en cuenta la idiosincrasia de dichos datos o la utilización de lacapacidad de almacenamiento de una organización puede dar lugar a ineficiencias bastante considerables. Si tenemos en cuenta que la cantidad de bytes de datos se duplica cada 18 mesesy que los presupuestos TI tienden a la baja, la compra de más espacio de almacenamiento para conservar datos de muy variada índole es una propuesta cara que no solucionará el problema de la gestión de la información corporativa.

Además, la retención a largo plazo sin una idea sobre las características de los datos no permite la predicción exacta de las necesidades de almacenamiento. De hecho, el coste de su gestión se incrementa entre un 30 y un 40 por ciento cada año y las ineficiencias y complejidades crecen conforme se añaden dispositivos de almacenamiento heterogéneos al centro de datos de la organización. Y, pese a todo, el principal desafío para los administradores TIno radica tanto en el crecimiento de los datos como en la manera de desarrollar políticas de gestión a largo plazo específicamente concebidas a las distintas clases de datos con que se cuenta.

La solución ideal consiste en afrontar estos desafíos permitiendo un incremento en la utilización de los recursos de almacenamiento existentes, añadiendo tan sólo esos activos cuando sea absolutamente necesario. A mi juicio hay cinco claves estratégicas que merece la pena considerar de manera detenida en esta cuestión específica:

  • 1ª La senda hacia un coste eficiente no es sólo una cuestión de almacenamiento por niveles, deduplicación o gestión de recursos. El camino óptimo es en realidad una estrategia de reducción de esos tres pilares que permitirá una sólida disminución del volumen de datos así como pasarlos al nivel de almacenamiento más idóneo.
     
  • La comprensión de los datos es el primer paso para reducir, de manera eficaz, la cantidad de almacenamiento que hay que gestionar y el número de los que hay que hacer copia de seguridad y archivo. El análisis a través de la gestión de recursos de almacenamiento (SRM) ayuda a tomar decisiones correctas en relación con la retención, nivel de almacenamiento y previsión de capacidad. SRM identifica e informa sobre cuestiones como acceso, modificación, y características de uso de archivos y aplicaciones (por ejemplo, Exchange, Notes, SharePoint o bases de datos) y ayuda a encontrar la capacidad de almacenamiento no usada y sobredimensionada.
     
  • 3ª El aprovechamiento de las herramientas SRMpara determinar las características de acceso y modificación de datos y archivos ayuda a identificar si dichos contenidos son activos, inactivos, irrelevantes o antiguos, lo que facilita la determinación e implantación de las políticas de retención más eficientes (eliminación y archivado) en los distintos niveles de almacenamiento.
  • 4ª Una vez que se han identificado los candidatos al archivado, se pueden crear algunas reglas para su optimización moviendo los datos inactivos desde al almacenamiento primario a un entorno de almacenamiento más barato para su conservación a largo plazo. Esto es una extensión natural de SRM porque el archivado permite la alineación de los datos retenidos conforme su valor de negocio.
  • 5ª Para completar la estrategia de reducción de los datos es preciso aplicar una tecnología de deduplicación que se encuentre integrada en las capacidades de SRM y archivado. La deduplicación es una tecnología de disminución de datos que está siendo cada vez más empleada para aminorar los procesos de copias de seguridad y archivo de los datos allí donde hay más datos redundantes en entornos de almacenamiento primario.

En definitiva, sin desaceleración a la vista en lo que se refiere al crecimiento digital de los datos y con las constantes limitaciones de los presupuestos TI especialmente remarcables en estos comienzos del año 2013, el desarrollo de una estrategia integrada de reducción de datos es clave para disminuir costes económicos en la retención de datos a largo plazo.

La integración del análisis a través de la gestión de recursos de almacenamiento (SRM) para identificar las características de uso de los datos, permite el desarrollo eimplantación de estrategias de archivado idóneas para toda clase de datos, lo que comenzará a reducir dichos costes de almacenamiento.

Cuando se de un paso más hacia delante y se integre con un software de deduplicación global e incrustado en dicha estrategia, se pueden aminorar significativamente los datos en disco y cinta, atenuar los costes de adquisición de almacenamiento y reducir considerablemente los gastos de almacenamiento offsite de los datos corporativos.

Enviado por: influence and profit
Etiquetas: almacenamiento, datos
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Autor: Daniel Maganto Country Manager de CommVault Systems Iberia
Enviado poronieva1- 10/12/2013
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