¿Cómo crear un presupuesto para mi Intranet? (Carlos Climente)
Factores que se deben considerar durante la redacción del presupuesto para una intranet
Permítanme que insista una vez mas: el paso mas complicado en el proceso de implantación de una intranet es sin duda la venta del proyecto a la gerencia. Es más, dentro de dicho proceso de venta, el principal escollo lo supone el acuerdo de un presupuesto.
Recuerden que el principal activo de un sistema informático de gestión de la información es, precisamente, la información - y el conocimiento que se genera a raíz de ella. Ambos valores son intangibles y, por lo tanto, imposibles de traducir en un valor monetario de modo que contente a todas las partes.
Existen ciertas técnicas para conseguir que los gerentes aprueben el presupuesto para nuestra intranet - o al menos para que lo consideren racional. Sin embargo, el principal factor a tener en cuenta es la prudencia a la hora de redactarlo.
Un presupuesto debe ser, para empezar, flexible. Si hay algo obvio en el actual mundo de las tecnologías es que los equipos informativos quedan obsoletos rápidamente. El presupuesto para un sistema de información no puede asentarse en un supuesto de ceteris paribus porque la realidad actual es de hecho cambiante. Con toda seguridad podemos afirmar que a medio plazo la compañía deberá realizar un desembolso económico importante para renovar su tecnología . Las buenas noticias es que los directivos también saben que esa es la realidad actual. Por lo tanto, seamos honestos e introduzcamos un colchón para amortizar los cambios tecnológicos en nuestro presupuesto. Los gerentes sabrán entender nuestras inquietudes que son, al fin y al cabo, las suyas.
La redacción de un presupuesto debe ser sencilla y bien presentada (en ocasiones, la estética del documento en si marcara su aprobación). Los contables no entienden la diferencia entre un servidor y un router. Por lo tanto, prefieren leer cual es el coste total en tecnología. Al respecto he de decir que en algunos casos he visto presupuestos en los que se cita en precio total y el coste de cada dispositivo. Personalmente, no creo que dicha descripción ayude en absoluto. De hecho, no puedo imaginar a un contable preguntando "¿no podríamos prescindir del servidor de datos?". El contable no ve diferentes tecnologías enfrente de el, sino una cantidad que ha de pagar. Mi recomendación en este caso es redactar tres supuestos y dar al contable la opción de elegir uno.
La función de los directivos es tomar decisiones. Si queremos que decidan entre aceptar o no aceptar nuestro presupuesto tendremos un 50% de posibilidades de que no lo hagan. Por lo tanto, es mejor crear un presupuesto modular y dejarles que elijan entre un presupuesto A, B, C o no aceptar el presupuesto -en cuyo caso el riesgo de recibir un no por respuesta se reduce a un 25%.
Por supuesto, nunca esta de mas presentar un dossier presupuestario detallado al final de la reunión.
Como decía hace tan solo unas líneas, el principal problema que afecta al presupuesto de la intranet es la intangibilidad de los materiales gestionados. Mi consejo en este caso es hacer del presupuesto una tarea participativa.
Recientemente presente un presupuesto al director general de una empresa. Pese a estar convencido de la necesidad de una intranet en su entidad, el hombre tenia serias dudas acerca de mi presupuesto. Por suerte para mi, antes de redactar el documento definitivo discutí con cada uno de los responsables de los departamentos involucrados la viabilidad del proyecto, tratando de reducir los costes al mínimo. Cuando ya en la reunión el directivo pregunto a sus subordinados si creían que el presupuesto era veraz solo recibió un "sí" por respuesta.
Aun así, cabe estar preparado para el alud de preguntas que vendrá después del presupuesto. En dicha línea, todo director de proyecto debería memorizar, primero, por qué cada factor descrito en dicho presupuesto es vital para el futuro del proyecto; segundo, tendrá que redactar un dossier con hechos y cifras de proyectos recientes: tercero, tendrá que estar atento a las reacciones del directivo durante la presentación previa al presupuesto para reiterar sin piedad los argumentos que hayan sido bien recibidos; finalmente, deberá mostrarse entusiasmado con el proyecto (deja ver que el proyecto te interesa mas que el dinero).
Al hilo de mi ultima afirmación, quiero escribir un ultimo comentario: cuando muestren que les interesa mas el proyecto que el dinero sean, de nuevo, honestos. Si en realidad no están interesados en el proyecto mas que por el beneficio que obtendrán a cambio, no se molesten siquiera en redactar el presupuesto. [Carlos Climente]
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