El éxito de una subasta inversa no puede medirse de inmediato y meramente en base al ahorro obtenido; la experiencia demuestra que surgen algunos problemas, incluso graves, cuando el producto o servicio a subastar no es adecuado. Este artículo introduce una metodología contrastada para decidir qué herramienta del eSourcing (subasta, RFQ, RFP,...) usar en cada caso.
Voy a explicaros un caso reciente, absolutamente real, en el que me permitiréis que omita los nombres de las empresas implicadas. Una gran empresa que opera en un sector regulado, decide realizar un outsourcing de sus sistemas de información. La empresa compradora, tras preparar un detallado pliego de condiciones y especificaciones (ya sabéis, 200 páginas de jerga técnica), realizó una subasta inversa, contando con la ayuda de consultores de una conocida plataforma de eSourcing, propiedad a su vez de una gran empresa española. A la subasta se invitó a participar sólo a compañías de primer orden, y la competencia desencadenada por la subasta hizo que el ahorro generado fuera considerable, resultando adjudicataria una de las cinco mayores compañías tecnológicas mundiales.
Teniendo en cuenta que sólo conozco la versión de la parte compradora y no queriendo emitir juicios imprudentes, me limito a narrar lo sucedido tras la subasta: el servicio prestado no correspondió a las expectativas del cliente ni, según él, a los estándares técnicos acordados. Tras múltiples quejas, el cliente aplicó las penalizaciones contractualmente previstas y, al no solucionarse las deficiencias, rescindió el contrato. A fecha de hoy, los abogados de ambas partes siguen negociando, pero lo más probable es que asunto termine en los tribunales.
La explicación de lo sucedido es simple: la empresa compradora, probablemente mal asesorada, acertó en el cómo (el desarrollo de la subasta), pero falló en el qué (el servicio a subastar). Factores tales como la especificabilidad, competencia entre proveedores, volumen adecuado o claridad en las reglas de la subasta son factores necesarios, pero no suficientes cuando el bien a subastar no es el adecuado.
La limitada aplicación de la subasta queda demostrada en la encuesta patrocinada desde la Asociación Española de Responsables de Compras y Aprovisionamiento
, (puede solicitarse en http://www.futurepurchasing.com/
): sólo el 15% de los 406 directores de compra entrevistados en nuestro país creen que la subasta electrónica podría ser aplicación en un porcentaje superior al 10% de sus compras.
Por contra, casi todas las plataformas y empresas que se dedican al eSourcing están absolutamente volcadas sobre la subasta inversa. Una causa posible de este gap es el propio modelo de negocio de la mayoría de dichas plataformas, basado en las comisiones y el success fee. Pero la realidad es que una correcta plataforma de eSourcing (o negociación electrónica) debe ir más allá. ITbid, nuestra propia plataforma, ofrece potentes herramientas de negociación diferentes en función de necesidades de compra distintas, cuando el uso de la subasta inversa no es aconsejable.
Nuestro empeño es precisamente demostrar a nuestros clientes que el eSourcing ofrece sustanciales ventajas en casi todas las negociaciones, siempre que se elija de forma correcta la herramienta de negociación. La experiencia nos demuestra que el factor clave es la alineación de la estrategia de la compra con la herramienta de negociación electrónica. Nuestra metodología se basa en considerar la posición del producto o servicio a adquirir bajo tres enfoques, representados mediante tres matrices gráficas de 2x2:
1. Matriz Importancia económica / Complejidad del suministro (Matriz de Kraljic).
2. Matriz Especificabilidad / Competencia entre Proveedores
3. Matriz Coste de Cambio de Proveedor / Duración del Acuerdo
Importancia económica / Complejidad del suministro
Constituyen el primer par de criterios a considerar a la hora de decidirnos por una de las herramientas de negociación electrónica. Kraljic (Harvard Business Review, 61, 1983) ya los estudió como base de las 4 estrategias posibles de compras: de productos estratégicos, apalancados, rutinarios y cuellos de botella.
La subasta sólo está indicada en productos altamente apalancados, es decir, aquellos cuyo importe es elevado y el riesgo mínimo o pequeño. En casi todos los demás casos, serán mucho más adecuadas las solicitudes de presupuesto
(RFQ), de propuestas
(RFP) o, en el caso de productos rutinarios, las negociaciones MRO
. La herramienta de uso más frecuente en el día a día de un departamento de compras es la RFQ.
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