Bajo este concepto se expresa el artículo 7 del Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, de Medidas de Seguridad de Ficheros Automatizados -en adelante, RMS- cuando alude a los ficheros temporales de la siguiente forma “deberán cumplir el nivel de seguridad que les corresponda […] será borrado una vez que haya dejado de ser necesario para los fines que motivaron su creación”.
Los ficheros temporales son, como muy bien indica el artículo 7 RMS, ficheros que nacen para satisfacer una finalidad concreta y su duración viene marcada en función de la periocidad de aquélla. En concreto, este tipo de ficheros se caracterizan por los siguientes extremos, a saber:
- Se crean o nacen en base a un fichero “general” sobre el que se extraerán aquellos campos o rangos necesarios para la creación del fichero temporal.
- Su creación no conlleva el asiento o inscripción registral correspondiente.
- La finalidad de dichos ficheros es concreta.
- Una vez llevada a cabo la finalidad deben ser eliminados.
- Han de cumplir, al menos, las mismas medidas de seguridad que exige la normativa en materia de protección de datos para los ficheros “generales”.
La razón de su creación versa en función del tratamiento, es decir, muchas veces no es necesario utilizar todos los campos o datos contenidos en el fichero “general”. Dichos ficheros temporales son utilizados, entre otros:
- Remisión de datos a terceras empresas para la prestación de determinados servicios -p.e. envío de correspondencia-, o
- Utilización de determinados datos entre distintos departamentos de una determinada empresa.
La problemática se suscita en torno al control y gestión eficiente de estos ficheros, puesto que pueden correr el riesgo de mantenerse durante largos períodos de tiempo una vez concluida la finalidad que motivó su creación o, añadirse nuevos campos o datos que hicieren que el fichero temporal viese aumentado su seguridad y, en consecuencia, la adopción de nuevas medidas de seguridad.
Por todo lo expuesto, anteriormente, es fundamental que se lleven a cabo una serie de prácticas:
- Sólo deben utilizarse para una finalidad concreta, aquélla para la que fueron creados.
- Una vez finalizada la misma, deben ser eliminados.
- Es necesario establecer un control de acceso, estableciendo diferentes perfiles en base al personal autorizado a tratarlos.
- Establecer la correspondiente política de tratamiento de ese fichero, es decir, si es posible la modificación, inclusión, rectificación, etc. de datos de carácter personales.
Para poder llevar a cabo las prácticas descritas es imprescindible designar un responsable que decida sobre la utilización, extracción y mantenimiento de los mismos.
En consecuencia, es conveniente que sólo existan en las empresas y organizaciones pocos ficheros “generales” donde se encuentren albergados todos los datos, incluidos los de carácter personal y, sobre los mismos, se permita la extracción y correspondiente creación de ficheros temporales, debiendo permanecer éstos bajo un estricto control, tanto de tratamiento como del personal autorizado para utilizarlos. [Efrén Santos Pascual]
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