Las oportunidades de la negociación electrónica en el sector gráfico
Hasta aquí las amenazas. Tratemos ahora de las oportunidades. Hay una primera evidente: dado que la mayoría de sistemas de e-sourcing admiten el autoregistro previo de proveedores, es más sencillo realizar un primer contacto con muchos grandes clientes, con el consiguiente ahorro de esfuerzo comercial. Ello no nos lleva automáticamente a ser homologados, pero logramos que nuestros datos ya figuren en poder de las personas adecuadas. Invito al lector a bucear en Internet, buscando en las páginas de grandes empresas para descubrir que muchas de ellas facilitan el contacto a sus potenciales proveedores.
Centrémonos ahora en lo que es el contenido primordial de este apartado. Si no lo ha hecho antes, merecería la pena que dibujara una matriz de Kraljic y ubicara en ella sus necesidades de los diversos materiales y productos. En la figura 5 tiene algunos ejemplos.
Usted, señor impresor, compra papel; de hecho, compra mucho papel. Antes de hacer el pedido, y sobre todo cuando la compra es importante, usted inicia una ronda de conversaciones con papeleros y distribuidores. Salvo contadas excepciones, tres, cuatro
o incluso más fabricantes distintos pueden suministrarle el papel que usted necesita, con características muy similares y todos los papeles cumplirán las especificaciones de su cliente: ¡es una compra subastable!
En las situaciones de mercado de papel más estables, quizá incluso usted podría planificar sus necesidades a medio plazo, para incrementar el valor negociado y obtener mejores condiciones. ¿Que no quiere correr el riesgo de tener un único proveedor? No hay problema: realice una subasta por el 65% de sus compras, y otorgue el 35% restante al segundo mejor proveedor.
Lo indicado para el papel es igualmente aplicable a las tintas o a las planchas, con un total que muy posiblemente supere el 35% de su cifra de negocios. Con certeza, si usted subastara sólo el 20% de sus compras, podría obtener ahorros del 2-3% del total de sus compras.
En general, el sector gráfico no ha prestado la atención que se requiere a la negociación de compras. Las industrias gráficas carecen en general de procesos de negociación de compras bien definidos y que el personal responsable pueda seguir de forma metódica. Vemos cada día compras de importe elevado negociadas por un operario de gran capacidad técnica y plena confianza, pero que no tiene los conocimientos y habilidades necesarias para optimizar dicha gestión. Muchos industriales creen ser buenos negociadores y mantener un excelente trato con sus proveedores, pero nuestra experiencia nos indica que la relación establecida no es equilibrada, ni se han definido por parte del impresor los objetivos a alcanzar de dicha relación.
La introducción en la empresa de sistemas de negociación electrónica viene a suplir, aun parcialmente, estas carencias. Aporta una metodología uniforme y basada en las mejores prácticas, mejora radicalmente un proceso que actualmente no queda documentado y es una excelente excusa para formar al personal responsable en los fundamentos de la negociación de compras. Es, casi, una reingeniería de procesos de compra, pero de muy bajo impacto para el personal y cuyos resultados se pueden cuantificar desde el primer día.
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