¿Por qué no funcionan las Intranet? (Carlos Climente)
Muchas organizaciones han realizado considerables esfuerzos económicos y temporales para implantar una Intranet con la finalidad de facilitar el trabajo de sus empleados. Sin embargo, después de elaborar un plan detallado de implementación se han topado con que precisamente los usuarios finales de la herramienta rehusan su utilización.
En cierto sentido, el proceso de implantación de las Intranet en las empresas está teñido de los mismos rasgos difusos que caracterizaron la implantación de la Internet comercial. Hace tan sólo un par de años se hablaba del fenómeno Internet como un acontecimiento de masas, en el que predominaría el automatismo y la rentabilidad. Hace poco más de un año se preconizaba el crecimiento ilimitado de la telaraña mundial y su adaptabilidad tanto para pequeñas como para grandes entidades. Y a pesar de todo, los resultados han demostrado todo lo contrario: los soportes digitales son restringidos. En primer lugar, resulta obvio que - si año tras año los estudios de la UNESCO demuestran que se pierde el hábito de la lectura- un medio leído como el hipertexto parta de una situación, al menos, de desventaja respecto a otros soportes aptos para las masas. Por otra parte, y dado que a los empleados les gusta ser tratados como personas (lo que implica tratar con personas), una Intranet no puede ser un soporte automatizado. La principal diferencia entre hombre y máquina es que las personas tendemos a la divergencia: mientras que dos ordenadores pueden incorporar el mismo sistema operativo y tratar la información del mismo modo, dos personas operan de modo divergente y tratan la información según sus conocimientos y perspectivas. Finalmente, tan sólo se debe aplicar la lógica para evidenciar que dos personas que trabajan en una misma habitación nunca emplearán una Intranet para comunicarse entre ellas: la Intranet no es válida para las pequeñas empresas.
La aplicación de una Intranet está, pues, limitada. No obstante, aquellas empresas que sí se ajusten a los criterios definidos por la naturaleza de este soporte informático pueden extraer un maravilloso rendimiento de él. Quizás el caso más evidente es el de CISCO SYSTEMS. La multinacional norteamericana ahorró 260.000 millones el pasado año con su Intranet.
No obstante, cabe decir que el verdadero secreto de una Intranet eficiente no reside en su adaptabilidad a la empresa, sino en su gestión. La Intranet requiere un mantenimiento activo y mixto. Es decir, la Intranet no se autoalimenta sino que requiere que alguien supervise su crecimiento, la reordene y promocione continuamente. Del mismo modo, se nutre de información proveniente de la dirección de la organización, pero también del personal técnico de la misma (de ahí que se la tilde de mixta). Una Intranet es un gestor documental de la empresa, un sistema que aglutina información y la ordena para que apoye al empleado y directivo en su tarea cotidiana. Por eso, la Intranet debe estar perfectamente estructurada y debe brindar su ayuda al usuario. En sus textos, Mitzberg habla de tres maneras de gestionar los equipos: bien a través de la información, de las personas o de los valores. Ninguno de los tres estilos es válido por sí solo sino que se debe conjugar con el resto para resultar efectivo. Por eso han fracasado buena parte de las Intranets fundadas los últimos años: una Intranet puede albergar enormes cantidades de información, pero si dicha masa no se orienta de alguna manera resulta totalmente inútil. La información ha de aportar valor, y ha de dirigirse a las personas.
Así pues, toda empresa debe fundar conjuntamente con la Intranet, un departamento dedicado exclusivamente a esa Intranet. El responsable de la actualización de la Intranet deberá consultar sistemáticamente a los jefes y supervisores de cada departamento para acordar un orden para la información. Deberá contactar con los empleados para investigar cuáles son sus fuentes, cuáles sus necesidades y para trabajar de acuerdo con ello. Deberá hablar con la dirección para orientar la comunicación de la Intranet en el sentido en que fluya la cultura empresarial. Y deberá ser creativo: emprender cuantas acciones sea posible para promocionar el uso de la Intranet, su aprendizaje y su continuidad.
Por su parte, la empresa debe entender - a la hora de chequear la rentabilidad de la Intranet- que ésta no es una receta, sino una herramienta de ayuda. Es decir, nunca se puede obligar al empleado a trabajar empleando un patrón establecido en el gestor documental, sino que hay que incitarlo a que se apoye en él. Recordemos que el principal factor motivacional en el trabajo es la autorrealización. Un empleado al que se le obligue a trabajar bajo una presión y unas instrucciones inamovibles rendirá menos y, lo más importante, generará una aversión terrible contra el sistema clave de esta imposición (en este caso, la Intranet).
Se trata de procurar que la Intranet se convierta en una nevera virtual de la empresa. Una nevera a la que el empleado acude en busca de algo que le refresque, que le aporte nuevas ideas y le ayude a llevar a cabo un trabajo más digno y mejor hecho. [Carlos Climente]
Esta web no se hace responsable de los comentarios escritos por los usuarios. El usuario es responsable y titular de las opiniones vertidas. Si encuentra algún contenido erróneo u ofensivo, por favor, comuníquenoslo mediante el formulario de contacto para que podamos subsanarlo.
Usuario - - Acceso de Usuarios
© RedGiga - 1998-2008 | Aviso Legal | Política de Privacidad | Publicidad