Al idear un sistema de información para la empresa debemos, por necesidad, redactar un documento formal que recoja de manera ordenada todas las variables involucradas en la creación de dicho sistema; el citado documento será el proyecto de sistema de información (PSI).
Todo PSI requiere de una estructura lógica que ayude a presentar de la manera mas grafica posible la idea de negocio, tanto para quienes son familiares con el proyecto como para los que no lo son.
• Quienes son familiares con el proyecto necesitan un documento que refleje el propósito del sistema y al que se puede hacer referencia cada vez que se determine dar un paso mas en el proyecto.
• Quienes no lo son necesitan un documento sencillo y visual para comprender los compromisos requeridos por el proyecto.
Obviamente, el PSI no tiene una estructura predeterminada. La forma que adquiera no debe ser ni mas ni menos que la idónea para que quienes lo lean entiendan el contenido. Así pues, no se puede estructurar del mismo modo un PSI para una gran empresa (cuyo portal de empleado puede costar millones) que para un pequeño negocio.
En cualquier caso, puesto que la creación de una intranet o un portal corporativo requiere la misma planificación que un proyecto empresarial integro, a continuación se ofrece un modelo de PSI basado en la estructura común de los planes de empresa.
Un PSI debe responder tres preguntas básicas: ¿dónde estamos ahora? ¿Dónde queremos llegar? y ?¿cómo queremos llegar a ese punto? No cabe decir que la respuesta a dichas preguntas debe ser honesta. El PSI no es un arma de ventas sino un referente al que acogernos cuando estemos desorientados. Por lo tanto, al redactar el proyecto se ha de ser realista y pronosticar los mejores y peores escenarios para el sistema de información.
A continuación se presentan los puntos que deben formar el PSI para su empresa:
1. PRESENTACION DEL PROYECTO.
1.1 Resumen del proyecto.
1.1.1 Descripción del sistema a medio y largo plazo: ?Dónde vamos a llegar? ?Cual va a ser el resultado final de nuestro proyecto? No nos quedemos en la mera descripción de una intranet/portal corporativo. Reflejemos cual es el producto buscado y los beneficios que implica.
1.1.2 Usuarios del sistema: ¿Quiénes van a utilizar el sistema? ?Quiénes se van a beneficiar de el?
1.1.3 Beneficios: Mejoras que el sistema aportará a nuestra empresa y ventajas que resultaran frente a la competencia.
1.1.4 Localización: Hay que explicar donde se basara el núcleo operativo del sistema. ¿Dónde pensamos ubicar los servidores?¿Dónde trabajara el equipo humano de gestión?
1.1.5 Análisis del futuro del sistema: En el primer punto describíamos el resultado final del proyecto. Sin embargo, no es hasta el punto tres cuando los lectores entienden cuál es el beneficio derivado de la implantación del sistema. Por lo tanto, en este punto debemos dedicarnos a explicar dichos beneficios.
1.1.6 Riesgos que debemos afrontar: ¿Cuáles son los peligros de embaucarse en un proyecto como este?
1.2 Evolución del proyecto.
1.2.1 ¿Cómo surgió la idea de diseñar un sistema de gestión de la información?
1.2.2 ¿Cuáles son los pasos seguidos hasta la puesta en marcha del proyecto?
2. PLAN DE IMPLANTACION DEL SISTEMA.
2.1 Definición del sistema.
2.1.1 Aspectos técnicos: Describir cual es la tecnología que el sistema requiere para funcionar. En este punto habrá que intentar ser lo mas sencillo posible, evitando los términos demasiado técnicos.
2.1.2 Aspectos económicos: En el punto 1.1.5 se mencionaban los beneficios del sistema. En este punto traduciremos dichos beneficios a valor monetario.
2.1.3 Aspectos comerciales: Cuál es el atractivo del sistema y por que será aceptado de buen grado por los usuarios.
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