La gestión como herramienta para el éxito en las organizaciones universitarias.
Las universidades son organizaciones importantes: grandes, complejas y con una gran responsabilidad. Por eso es muy importante que además de realizar una docencia y una investigación excelentes, dispongan de un buen sistema de gestión que les permita funcionar de forma adecuada. Entendemos la gestión en sentido muy amplio: todas aquellas tareas que no son estrictamente docencia e investigación. Por lo tanto, incluidos tareas de gobierno, de dirección, de planificación, de organización, de estructuración y de evaluación. A partir de la experiencia realizada por la Universidad Politécnica de Cataluña desde el año 1994 y de la actividad desarrollada por la Cátedra UNESCO de Dirección Universitaria hacia otras universidades de España y de Latinoamérica, propongo algunos elementos de reflexión que pueden aplicarse a cualquier ámbito de la universidad y me atrevo a dar tres consejos concretos para la mejora de la gestión: Externalizar, profesionalizar e introducir herramientas de mejora.
1. Los elementos verdaderamente decisivos de cualquier organización son siempre los mismos: todas tienen jefes, empleados, políticas, productos, procesos, clientes y resultados. Tanto si producen bienes materiales como si ofrecen servicios, si su ámbito es reducido o mundial, si son grandes o pequeñas, públicas o privadas, con ánimo de lucro o sin él, en todos los sectores hay organizaciones buenas y organizaciones malas. Desde la perspectiva del sector público es importante desprenderse, pues, de un cierto complejo de inferioridad que a menudo se observa por el simple hecho de ser público. Con frecuencia se oye la expresión 'esto en una empresa no sucede', generalizando una especie de mito respecto a la empresa privada, como si siempre fuera un modelo de excelencia. La realidad es que 'hay de todo en la viña del Señor'. ¿Y cuáles son, a mi criterio, los dos elementos que hacen buenas o malas las organizaciones? Dos: la incorporación de Dirección Estratégica y el enfoque de Calidad Total.
2. LA DIRECCIÓN ESTRATÉGICA consiste en hacer que toda la organización vaya caminando hacia la meta que previamente ha decidido. Cada una de las acciones o de los pasos que da la organización no tienen sentido en sí mismos, sino en la medida que la van conduciendo hacia donde deseaba ir. El escalador que avanza hacia la cumbre debe asegurar cada uno de sus pasos para darlos con total confianza, pero al mismo tiempo tiene que saber que va hacia el punto que se ha propuesto, de lo contrario, por más seguras que fueran sus acciones, no le servirían de nada. En las organizaciones no basta con hacer el esfuerzo de mejorar lo que estamos haciendo cada día, hay que tener la seguridad de que todos la vamos llevando hacia donde habíamos decidido ir, a conseguir los objetivos que previamente nos habíamos propuesto.
Hay 4 funciones que hacen que dirigir sea POCA cosa: El directivo debe responsabilizarse de la Planificación de su organización -objetivos y estrategias, de Organizarla para conseguirlos, de Coordinarla a fin de que los esfuerzos de cada uno converjan en la misma dirección y finalmente deberíamos añadir la función de evaluación o de control, pero prefiero llamarla de 'Acompañamiento'. Acompañar es lo que hacen los padres con sus hijos: es cierto que se les evalúa y se les controla, pero también se les anima, se les impulsa, se les limita, se les premia, se les castiga, se les permite tomar decisiones y hasta equivocarse. Esta función de acompañar es, a mi juicio, la más difícil y delicada del buen directivo. Realizar estas 4 funciones con visión de futuro es dirigir estratégicamente.
3. Dice el diccionario que 'Dirigir es encaminar las intenciones hacia un fin determinado', es decir, no dejar que las cosas vayan sucediendo espontáneamente o que los acontecimientos de cada día vayan llevando a nuestra organización hacia no se sabe dónde, como el rebaño de ovejas, que, sin el pastor, va deambulando sin rumbo fijo. O como dicen que dijo John Lennon 'La vida es aquello que te va sucediendo mientras tú te empeñas en hacer otros planes'. Las intenciones podrían ser los objetivos a conseguir, que deben ser claros, consensuados y conocidos por todos. Y los fines serían las metas que nos proponemos alcanzar y que podremos variar, adaptar y sobre todo, mejorar, siempre que sea necesario.
Un ejemplo claro de dirección sería la del director de una orquesta. A primera vista no encaja muy bien comparar una universidad con una orquesta clásica y podríamos pensar que se parece más a una jazz-band. En la primera parece que todos tocan las mismas notas, todos empiezan al mismo tiempo y actúan con total disciplina y no así en la segunda. Probablemente ninguna de las dos realidades es del todo cierta: ni en la orquesta clásica tocan todos las mismas notas, si no pregunten al del contrabajo, o al del fagot, ni empiezan todos al mismo tiempo, si no pregunten a los de la percusión y en cambio en la jazz-band también hay disciplina, con otro estilo, pero es evidente que igualmente la pieza se interpreta con la colaboración de todos, cada uno en su papel, pero con objetivos comunes. Y es evidente que la figura del director es distinta, porque cada tipo de organización requiere un estilo de dirección apropiado: en la jazz-band no se nota la figura del director, pero pueden estar seguros de que existe. Quizás en esto punto coinciden más con la realidad de la universidad, en que los directores son un primus inter pares, que demás han sido elegidos por los mismos pares.
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