No lograr los objetivos trazados para la organización es grave, pero mucho más grave aún es no ser efectivo, pero hacerlo de manera eficiente. Cómo el traumatólogo que corto una pierna de manera más rápida y a un menor costo, pero cortando la pierna equivocada. Muchas empresas llevan encima esta forma tan especial y particular de hacer negocios, que es poner todo el esfuerzo y dedicación en ser lo más eficiente posible haciendo lo incorrecto.
Ahora bien, no sólo cuenta lograr los objetivos, sino que además estos deben ser logrados con el menor uso de recursos, o sea de manera eficiente. Lograr tal eficiencia implica en primer lugar evitar la generación de despilfarros o desperdicios, y en segundo lugar detectarlos y proceder a su sistemática eliminación.
Muchas empresas obtienen grandes beneficios en épocas de bonanza económica, pero no obtienen todos los beneficios que son factible lograr por displicencia y falta de controles. Cuando se acaba la época de bonanza esa misma conducta las lleva a importantes pérdidas, no contando con los recursos que podrían haber conservado de la época de altos beneficios.
De tal forma se puede apreciar que la ineficiencia impide la generación de mejores rendimientos en las buenas épocas, y genera mayores pérdidas en la malas. Una buena utilización de los recursos permitiría mayores utilidades en la etapa de bonanza que al ser ahorradas lograrían equilibrar los resultados de etapas menos fructíferas. Pero al mismo tiempo ser eficientes disminuye las pérdidas de una época magra e inclusive posibilita la generación de utilidades.
Es esa falta de capacidad para pensar en materia de mudas (desperdicios en japonés), para enfocarse en ellas previniéndolas, detectándolas y eliminándolas, lo que termina incrementando los pasivos, debilita el flujo de fondos y genera pérdidas a la organización.
Errores estratégicos y falta de adaptación a los cambios
El no reconocer las fortalezas y debilidades propias y de los competidores, el no captar y comprender en tiempo y forma las oportunidades y amenazas, la falta de sensibilidad para comprender los cambios en el mercado y en la economía hace perder equilibrio a las organizaciones.
Equilibrio y armonía tanto interna como con el entorno, que la misma debe poseer para evitar incurrir en tácticas y estrategias desafortunadas. No es lo mismo mirar que ver. Muchos miran el transcurrir de los hechos, pero pocos ven la razón de los mismos. Un empresario debe tener la capacidad de ver.
El no ver a tiempo el cambio de los ciclos lleva a las empresas a inversiones fuera de lugar tanto en tiempo como en su forma y objetivos. Ello provoca un desencuadre (deja de estar encuadrada) entre sus ingresos y compromisos financieros.
Querer subir a un ciclo que está terminando es otro grave error empresario, o bien considerar que si obtuvieron fuertes utilidades con determinados recursos lo conveniente es duplicar o triplicar los recursos destinados a la misma. Toda asignación de recursos debe guardar proporcionalidad y equilibrio tanto con el tamaño del mercado, como con la capacidad financiera de la empresa.
Todo esto tiene relación directa tanto con la falta de capacidad para la toma eficaz de decisiones, como para la óptima gestión del riesgo. No ser conciente de las restricciones, perder de vista las probabilidades, y no adoptar medidas de salvaguarda llevan inevitablemente al descontrol y desastre financiero.
Graves falencias de control interno
No se puede controlar sin contar al mismo tiempo con un buen sistema de información. Poseer información es fundamental tanto para controlar como para adoptar decisiones eficaces. Por ello una de las cuestiones cruciales es comenzar controlando la eficacia del sistema de información.
Firmar cheques creyendo disponer de recursos con los cuales realmente no se cuentan es algo bastante habitual. Muchos ven en los cheque sin fondo dolo, cuando en realidad hay más una actitud de dolo producto de no adoptar las medidas conducentes a poseer un sistema de información fiable.
En cuanto a los actos fraudulentos que llevan a una compañía a su desaparición, por un lado tenemos a la o las personas implicadas como estafadores, pero también tenemos las graves falencias del control interno que posibilitaron dicho fraude.
La falta de control interno no sólo deja espacio para el fraude, también lleva a adoptar decisiones incorrectas, faltar al cumplimiento de normas legales, no adoptar las medidas mínimas en cuanto a seguros, despilfarros de recursos y pérdida de clientes y consumidores.
Mejorar los controles es fundamental a la hora de querer estabilizar las finanzas. Es imposible continuar a flote mientras no se tapan los orificios por los cuales alegremente se pierden los recursos. Trabajar con mas ahínco no sirve de nada si parte de los ingresos se filtran producto de la falta de control interno.
Conducta irracional
En un continuo entre racionalidad e irracionalidad como extremos, no existen los empresarios totalmente racionales o irracionales. Más bien se ubican más cerca de un extremo que del otro. Ser conciente de que los demás adoptan actitudes irracionales es racional, oportuno y correcto, adoptar uno decisiones irracionales es inoportuno y suicida. Reconocer la emotividad que conduce las decisiones y actitudes de clientes, proveedores, empleados, y los miembros de la sociedad es necesario, de lo contrario se estaría actuando fuera de contexto, pero ello no debe llevar nunca al empresario a actuar bajo el impulso emotivo y meramente intuitivo (más allá de la importancia que tenga la intuición). Saber sacar partido de las emociones de los demás algo útil, además de tomar las medidas para evitar caer nosotros en dicha actitud.
Un empresario no puede comprar una máquina por una cuestión de estatus, debe comprarla luego de un profundo análisis acerca de los beneficios que la misma reportará para el futuro de la compañía, comparando metódicamente sus rendimientos con las ofrecidas por los demás oferentes.
Perseguir tamaño, volumen, estatus, presencia, es una inclinación muy habitual en los seres humanos en su búsqueda de poder y reconocimiento. La cuestión es tomar conciencia de esta inclinación para evitar incurrir en ella. Así antes de cada decisión el empresario o directivo debe preguntarse acerca de la razón de la misma, y si no está actuando bajo una inclinación emotiva e irracional.
La emoción lleva a los empresarios a costosas publicidades más allá de sus auténticos rendimientos, sólo por el hecho de mostrarse ante el gran público televisivo en búsqueda de reconocimiento. Otros contratan más personal del necesario sólo para mostrarse bondadosos o querer satisfacer a alguien. Muchos se inclinan por mayores edificios, más informática, todo más grande, moderno y de última generación, más allá de reales y auténticas y lógicas necesidades.
La utilización incontrolada e irracional de los recursos sólo pueden presagiar un fin ruinoso, algo que se ve tanto en pequeños como en grandes empresarios. No saber reconocer y controlar sus propios patrones de conducta lleva a los empresarios a profundos desequilibrios.
Cómo prevenir y corregir los problemas
Si se toman en consideración las causas raíces de los desequilibrios e inconvenientes financieros, podrá redactarse no sólo un listado de errores o falencias en las cuales no debe incurrirse, sino además una lista o cuestionario destinado a monitorear y evaluar periódicamente la empresa.
Entre las principales cuestiones que deben ser controladas y verificadas de manera continua y sistemática tenemos:
- El análisis de nuestros paradigmas y de los vigentes en la sociedad en un momento dado.
- Las necesidades del mercado, la falencias o puntos fuertes de nuestros competidores, verificando y analizando la situación de nuestra empresa frente a ellos.
- Monitorear de manera permanente los cambios tecnológicos, culturales, sociales, políticos, y económicos. Buscar en dichos cambios la existencia de amenazas y oportunidades para nuestra empresa.
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Felicitaciones
Estimado Mauricio, no es el primer articulo que leo de tu pluma, pero creo que éste es excelente, pusiste el dedo en la llaga - LA FALTA DE CONTROL- y de sistemas de alerta en sus primeras fases, que sepan orientar a las empresas en lo que saben hacer - Zapatero a tus zapatos- no es la alocada carrera de diversificar por diversificar, y las necesidades y expectativas de clientes, en donde quedaron?
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