En esta fase, hay que sondear las opiniones, actitudes y reacciones de las personas directamente relacionadas con la política y los actos de la organización, para evaluar después la información obtenida. Esta tarea requiere también la determinación de los hechos que afectan a la organización. Es una tarea de doble vía, una comunicación en ambos sentidos donde debe existir una relación positiva, basada en la empatía.
El objetivo de esta fase es perfilar el entorno y nuestro posicionamiento en el mismo y conocer cuáles son los puntos fuertes y los débiles (los que hay que reconducir) de nuestras relaciones con el entorno.
2. Planificación y conclusiones
Consiste en relacionar dichas actitudes, opiniones, ideas y reacciones con la política y los programas de la organización. De este modo se determina el curso de los intereses mutuos. Para ello, la planificación debe contemplar dos tipos de programas: preventivos y correctores.
En esta fase, se busca ofrecer de manera clara lo que nuestra empresa puede hacer por el mercado con el que se relaciona. La situación está así, y esto es lo que ofrecemos en todos los ámbitos para diferenciarnos y para potenciar nuestra presencia.
3. Comunicación
Es la fase en la que se razona y justifica el curso elegido ante todos aquellos elementos que pueden resultar afectados y cuyo concurso es esencial.
El fin es transmitir a los agentes internos y externos lo que se ha hecho, lo que se está haciendo y lo que está por venir, y no sólo eso, sino, además, hacer ver por qué, los motivos de todo lo planificado. Es esencial que el público en general vea y entienda las razones de las acciones de relaciones públicas de la empresa. En caso contrario, se siembra en terreno baldío.
Por tanto, adquieren vital importancia en esta fase las técnicas de la comunicación, porque “para comunicarse con eficacia las palabras del transmisor han de tener el mismo significado que las del receptor”.
Las Relaciones Públicas están basadas en la comunicación.
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