Todas las personas son relaciones públicas en potencia. De hecho todas las personas ejercitan las Relaciones Públicas desde su ámbito personal hasta el profesional.
Las empresas, como personas jurídicas que son, también ejercen de Relaciones Públicas y las valoran como una herramienta fundamental para el conocimiento y presencia en el mercado donde desarrollan su actividad.
Las grandes empresas, más sensibilizadas y necesitadas de esta técnica comercial, disponen de departamentos específicos para llevar a cabo sus estrategias. No es así en las Pequeñas y Medianas Empresas. Quizá por la intuición del propietario, del Director General o del Responsable Comercial se realicen actividades, más o menos frecuentes, que podrían enmarcarse en el ámbito de las Relaciones Públicas (RR.PP.) pero no podrían definirse como propiamente dichas.
En este artículo se presenta un esquema de realización de las Relaciones Públicas, basadas en el proceso (1) que deben seguir las mismas, acorde a las capacidades de las PYMES.
Son diferentes las definiciones que se presentan de la teoría y la técnica de las Relaciones Públicas. Entre todas ellas se ha escogido la siguiente: “conjunto de actividades que hacen conocer una entidad o una idea creando una imagen favorable” (Jaime de Urzáiz).
EL PROCESO DE LAS RELACIONES PÚBLICAS
El método se centra en la realización de un trabajo continuo, en un proceso que tiene como objetivo conseguir la adaptación de la empresa a sus públicos.
El mercado moderno, la sociedad en su conjunto, es un manantial constante de informaciones en todos los sentidos. Por tal motivo, la labor de las RR.PP. se centra en captar y canalizar convenientemente dicha información, engarzándola con los intereses de la empresa. Sin una mínima planificación esta labor es difícil de ejecutar o, en todo caso, no se materializará de una forma eficaz y eficiente.
El proceso se compone de cuatro fases básicas:
1. Investigación y audición
2. Planificación y conclusiones
3. Comunicación
4. Evaluación
Se parte de observar el entorno y averiguar los hechos mediante encuestas de opinión y métodos informales (éstos adquieren mayor relevancia a medida que el tamaño de la empresa y sus capacidades económicas disminuyen). Una vez realizado este trabajo es el momento de analizar los datos obtenidos.
A partir de aquí, la empresa se encuentra en condiciones de poder establecer una determinada política de acercamiento al mercado, de diseñar las acciones que permitan transmitir la imagen deseada.
El siguiente paso se centra en dar a conocer los contenidos acordados por la empresa. Se llevará a cabo mediante medios de comunicación impresos y hablados, con la utilización de diferentes canales como: conferencias, exposiciones, patrocinios, lobbying, etc.
Es aquí donde entran en acción los públicos objetivos que conforman los destinos de nuestros mensajes. Los públicos son internos y externos. Dentro de los internos destacan los empleados y los accionistas (propietarios de la empresa). Los públicos objetivos externos son aquellos agentes que interactúan en nuestro mercado, como por ejemplo: clientes, proveedores, entidades financieras, organismos oficiales y público en general.
Finalmente, el ciclo se cierra con la evaluación de los trabajos realizados.
Como ejemplo de todo lo indicado puede afirmarse que actualmente todas las empresas, por muy PYMES que sean, deben vigilar su actuación en lo relacionado con el Medio Ambiente y, consecuentemente, tener una política diseñada al efecto.
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