Introducción a los aspectos legales y prácticos de la facturación electrónica o telemática.
¿Qué es la facturación electrónica o telemática?
Es la forma de referirnos a información electrónica, o digital, que teniendo el visto bueno de la Agencia Estatal de Administración Tributaria - Hacienda, para entendernos -, y pudiendo sustituir plenamente a la factura tradicional en soporte papel, tiene plena validez legal. Una de sus particularidades consiste en que se torna inncesario recurrir al papel, con lo cual ahorramos tinta, papel, y los tradicionales gastos de envío cuando se den. Otra de sus particularidades es que son documentos digitales firmados electrónicamente.
¿Se exigirá su uso?
Llegará el momento en el que sí, pues la tendencia es ésa. Como prueba de ello baste decir que el Estado tiene previsto, este mismo año, 2007, modificar la normativa de contratación con las Administraciones Públicas, en el sentido de que cualquier particular que desee contratar con la Administración habrá de disponer de factura electrónica.
¿Qué es la firma electrónica?
Es la forma de “marcar” digitalmente documentos electrónicos, de modo que sin recurrir al papel, podamos acreditar la autoría de un documento y que el mismo no ha sido modificado. En concreto, y en lo referente a la facturación electrónica, no sólo permiten acreditar quién la ha firmado y que el documento no ha sido modificado, sino también el momento de su firma, asi como el de su emisión y recepción, permitiéndose incluso la automatización de todo este tipo de eventos o trámites.
¿Sirve cualquier tipo de firma electrónica?
No, pues para que el documento firmado tenga validez legal, ha de reunir la misma determinados requisitos. Para ello habrá de ser dicha firma electrónica la denominada como firma electrónica reconocida, con algunas particularidades más, propias de la facturación electrónica que tiene el visto bueno del Estado. La forma de estar seguros de que ello es así, es verificar, antes de contratar cualquier utilidad de firma electrónica, que la entidad responsable de su comercialización está acreditada ante el Ministerio de Industria, así como ante la AEAT. Ello se puede comprobar simplemente acudiendo a los sitios web de dichos organismos o instituciones, y comprobar si dicha empresa está acreditada.
¿En qué se basa la firma electrónica?
La que nos interesa (pues hay varios tipos de firma electrónica) se basa en lo que se llama infraestructura de clave pública o asimétrica, o más comunmente llamado – por su acrónimo inglés - sistemas basados en PKY -. Su opuesto – el que no nos interesa – sería el denominado simétrico o de clave privada. Este último consistiría en que sólo se usa una clave, conocida por ambas partes - para cifrar y descifrar la información -. A efectos prácticos, y sobre todo en lo referente a la distribución de las claves, es más operativo el basado en PKY, el cual posee dos claves, una pública, y otra privada. La primera se puede dar a conocer a todos, la segunda ha de ser guardada por su titular, el firmante.
¿Qué son los certificados digitales?
Son unos documentos, electrónicos, que incorporarían las dos claves citadas antes (la pública y la privada), permitiendo su uso firmar documentos en formato electrónico, pudiéndose de este modo acreditar la identidad del firmante, la integridad del contenido (que no ha sido modificado), así como la fecha de su firma. De cualquier modo, para la facturació electrónica se requeriá además que quede debida constancia en cuanto al momento de la emisión de la misma, así como del momento de su recepción por el destinatario. Esta última cualidad – acreditación y constancia del aspecto temporal – es lo que se llama sellado de tiempo o time stamping.
¿Que necesita poseer el receptor de la factura electrónica?
Por un lado, puesto que hoy por hoy no es obligado aceptar la recepción en tal formato, se requiere que dicho destinatario esté conforme con recibir dicho tipo de facturación. Para ello bastará con un documento, en papel o no (pues valdría también uno en formato digital) que acredite su aceptación. Por otro lado, requerirá disponer de un software adecuado para tal fin, el cual, generalmente, es gratuito. Cuestión importante es estar seguros de que la factura se ha firmado estando vigente el certificado que habilitaba para ello, pues podría darse el caso de una factura que, habiéndose firmado electrónicamente, se hubiese revocado el poder otorgado para ello. Para saber si el poder estaba vigente en el momento de la firma existen las llamadas listas de revocación, listas que cada Autoridad de Certificación creará en orden a poderse saber en qué estado está el certificado usado (puede haber estado suspendido, cancelado, revocado, etc.).Hay entidades que cobran por obtener dicha información, e incluso por recibirse la factura, por lo que habrá que ser cuidadosos a la hora de elegir con qué autoridad de certificació vamos a contratar el servicio. Las hay que dicha información no sólo es gratuita, sin cobrarse además por la recepción, sino que además dicho trámite – el llamado de verificación de firma – se realiza automáticamente por el dispositivo usado para la recepción, lo cual le imprimirá enormes ventajas, ya que simplicará bastante la recepción documental.
¿Cómo recibimos el certificado digital?
Hay varias formas. Una es recibirlo en una tarjeta, de plástico, prácticamente idéntica en tamaño y diseño a las tradicionales de crédito. La desventaja es que para usarla hemos de poseer un lector de tal tipo de tarjetas, que aunque en realidad no son de gran costo -unos treinta euros, o incluso menos-, nos limitará en cuanto a su uso, ya que necesitaremos tener dicho lector instalado y configurado en el ordenador que vayamos a usar.
Otra forma, a mi entender más práctica, consiste en que los certificados están en un dispositivo tipo pendrive, cuya ventaja radica, por un lado, en que no requiere lector de tarjetas alguno, y además, que una vez conectado al ordenador de que se trate, no necesitamos tener instalados los certificados en él.
La forma más rudimentaria, y seguramente la menos práctica, consiste en instalar directamente los certificados en el ordenador, con lo cual no están ni en tarjeta ni en dispositivo usb, pero sólo se podrán usar en dicho PC.
¿Y qué pasa con Hacienda?
Por un lado, no se exige que tengamos dichas facturas emitidas electrónicamente en papel, bastando tan sólo que pongamos a disposición de la Agencia Tributaria, si hubiese una inspección, el software que hemos usado para generar las facturas, y darle traslado, electrónico, de las mismas.
A su vez, no hay que solicitar nada a Hacienda a fin de comenzar a generar dicho tipo de facturación electrónica. Una ventaja importante es que dicho tipo de firma electrónica sirve, igualmente, no sólo para firmar facturas, sino otro tipo de documentos mercantiles, tales como pedidos, albaranes o recibos, por poner un ejemplo.
¿Cómo se envían las facturas?
Una forma es por medio del correo electrónico, teniendo presente a estos efectos que se hará a través de una cuenta de correo específicamente destinada para ello. El destinatario sólo tendrá que bajar el correo, como lo hace habitualmente.
Otra opción consiste en la publicación de las mismas en un sitio web que habilita la autoridad de certificación que ha expedido los certificados.
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Respecto a certificaciones ¿Podría tenerse 2 certificaciones (persona jurídica y física) en un mismo dispositivo (por ejemplo, una tarjeta criptográfica)? invitado - ip:***.144.127.251 - (29/03/2007)
Respecto a certificaciones Las agencias tributarias (tanto estatal como locales), contemplan la firma de una factura electronica por parte de una persona jurídica.
Mi pregunta es:
¿Dichas facturas electrónicas podrían firmarse por una persona física (de la propia empresa y que ya tuviera un certificado digital emitido ) en vez de obligar a dicha empresa a emitirse un certificado digital?.
El contexto es que personas físicas de una misma empresa se les acoseja emitirse un certificado electrónico, puesto que deben acceder a datos de nivel alto y de esta manera conseguir una autentificación completa. Ahora bien, mi duda viene en si existe la posibiidad de que las facturas electrónicas de dicha empresa a la que pertenecen pudieran firmarse por el certificado de persona física y asi no tener que sacarse dos certificados. Algunas empresas proveedoras constan de 1 o pocos empleados, y se veria como un handicap que tuviera que estar gestionando dos certificados, (en este caso, 2 tarjetas criptograficas.)
invitado - ip:***.144.127.251 - (29/03/2007)
Respecto a certificaciones Felicitarte por el Articulo.
Comentas que en este año 2007 se prevé la obligatoriedad de la facturación electrónico para contrataciones entre Administraciones públicas y particulares.
Me surge una duda al respecto.
Desde la administración, un funcionario (con una firma electrónica emitida, se entiende), podrá firmar dichas facturas o será necesario que la propia administrarción en cuestión deba sacarse una firma electrónica como entidad.
Saludos y gracias de antemano por la respuesta.
Arnau Arnau - ip:***159.137.22 - (29/03/2007)
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