Ley 25/2009 - Porque la "Ventanilla Única"? Una obligación de los Colegios Profesionales (Julia Sánchez Maynial)

La recientemente aprobada Ley 25/2009 especifica la obligación de las organizaciones colegiales de disponer de la ventanilla única para que los profesionales puedan realizar todos sus trámites a través de un único punto, por vía electrónica y a distancia. Pero además hay que tener en cuenta que le Ley Omnibus exige controlar el registro electrónico y la tramitación de expedientes. Veámoslo con más detalle:

Derechos y deberes de la Ley 25/2009

Derecho de las Colegios Profesionales a relacionarse con las Administraciones, los profesionales y los consumidores y deber de cooperar entre sí.

Derecho de los profesionales a relacionarse con los Colegios Profesionales utilizando medios electrónicos para el ejercicio de los derechos así como para obtener informaciones, realizar consultas y alegaciones, formular solicitudes, manifestar consentimiento, entablar pretensiones, efectuar pagos, realizar transacciones y oponerse a las resoluciones y actos administrativos.

Si desglosamos estos requerimientos con más detalle nos encontramos con funciones que debe de comprender una solución para cumplir con la Ley 25/2009 tales como:

• Disponer de los formularios necesarios para iniciar los trámites necesarios para desarrollar su actividad profesional.
• Presentar toda la documentación y solicitudes necesarias, incluyendo la de la colegiación, por medios electrónicos.
• Conocer en cualquier momento el estado de su tramitación.
• Recibir notificaciones y resoluciones electrónicas acerca de los trámites desde el Colegio.
• Ser convocados a las Juntas Generales Ordinarias y Extraordinarias.
• Conocer la actividad pública y privada del Colegio Profesional.
• Igualdad en el acceso electrónico a los servicios de los Colegios Profesionales.
• Usar la firma electrónica como medio de identificación y presentación de documentación.
• La garantía de la seguridad y confidencialidad de los datos que figuren en poder de los Colegios Profesionales.
• Calidad de los servicios públicos prestados por medios electrónicos.
• Formular alegaciones y aportar documentación adicional antes del trámite de audiencia.

Veamos ahora el deber de los Colegios Profesionales de hacer efectivo este derecho, y que funciones básicas debe tener una solución para poder cumplir con estas exigencias de la Ley 25/2009.

• Acceder al Registro de colegiados y al Registro de sociedades profesionales.
• Interponer reclamaciones y recursos por vías electrónicas ante un colegiado o el Colegio Profesional.
• Aportar documentación adicional en las reclamaciones de forma electrónica.
• Conocer en cualquier momento el estado de su reclamación.
• Recibir notificaciones electrónicas acerca de las reclamaciones interpuestas.
• Tener acceso a los datos de las asociaciones u organizaciones de consumidores y usuarios de las que puedan obtener asistencia.
• Conocer de forma directa el contenido de los códigos deontológicos.
• Formular alegaciones y aportar documentación adicional antes del trámite de audiencia.

Obligaciones de los Colegios Profesionales

Finalmente, estos derechos expresados en la Ley 25/2009 se traducen en unas obligaciones que deben de cumplir los Colegios Profesionales y las funciones básicas que debe de estar incluida en una solución tecnológica.

• Fomentar múltiples canales de acceso a la información.
• Garantizar a los colegiados, consumidores y usuarios el acceso a los servicios electrónicos de forma gratuita.
• Asegurar la interoperabilidad organizativa, semántica y técnica entre corporaciones de otras profesiones.
• Mantener actualizadas las bases de datos del Registro de colegiados.
• Garantizar la transparencia elaborando y publicando una Memoria Anual de sus actividades.
• Ofrecer herramientas de consulta del expediente electrónico.
• Admitir el DNI-e y demás sistemas de firma electrónica.
• Estrategia documental y repositorio unificado de documentos.
• Cumplimiento de la LOPD.
• Medir la calidad de los servicios prestados.
• Calidad de los servicios públicos prestados por medios electrónicos.
• Compatibilidad con los diferentes navegadores y formatos.

Mediante la implantación una solución de Ventanilla Única las organizaciones profesionales pueden relacionarse con los colegiados utilizando medios telemáticos. A través de la ventanilla única los profesionales pueden acceder fácilmente y de forma gratuita al catálogo de procedimientos del Colegio Profesional (Solicitud de colegiación, Modificación de datos, etc.) y a la información, tienen la posibilidad de crear expedientes a partir del catálogo así como de presentar documentación y solicitudes, consultar el estado de sus tramitaciones y recibir las correspondientes notificaciones y resoluciones por parte de colegio. Asimismo, pueden recibir las convocatorias del colegio y conocer su actividad pública y privada, de forma sencilla a través de Internet.

De esta forma, los colegios profesionales pueden hacer efectivo este derecho así como relacionarse con las Administraciones, los profesionales y los consumidores y cooperar entre sí.

Una solución tecnológica de Ventanilla Única de no sólo ayuda a responder a las exigencias de la Ley 25/2009 sino es la base para dar un paso decisivo en la modernización de los procesos y en el control de la información de los Colegios Profesionales.

Julia Sánchez Meynial - Directora de Marketing Pixelware - Gestión de expedientes, información y procesos de negocio. Solución: Ventanilla Única para Colegios Profesionales Web: http://www.pixelware.com