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GFI analiza las ventajas del fax integrado en la red (GFI) |
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El fax integrado en la red es un sistema de comunicación que reduce los costes laborales, incrementa la productividad y asegura la privacidad y seguridad de la información.
Madrid, 13 de febrero de 2008 – GFI, desarrollador internacional de software de seguridad de red, seguridad de contenido y mensajería, destaca las ventajas que supone a las empresas instalar un sistema de fax integrado en la red informática de la empresa.
“No hace mucho tiempo que se auguraba un futuro nada prometedor para el fax”, explica David Vella, director de Product Management de GFI, “Estos equipos de transmisión de documentos de papel a través de medios electrónicos representaron una tecnología excepcional en su tiempo, pero la llegada del correo electrónico supuso un duro varapalo para los mismos, hasta hacerlos casi desaparecer”. El envío de faxes, sin embargo, hoy continúa siendo un importante medio de comunicación para los negocios. De hecho, el e-mail no ha estado cerca de suplantar el envío de faxes, sino que ha terminado siendo una mejor solución en un determinado número de situaciones según apuntan desde GFI.
Ventajas frente el correo electrónico
Uno de los motivos que hicieron peligrar el sistema de envío de faxes es que la mensajería electrónica permite el envío de documentos adjuntos para ser impresos localmente sin perder su integridad original. Pero a menos que se implementen sistemas de defensa adecuados las 24 horas, el correo electrónico ha demostrado que no siempre puede garantizar la misma seguridad que el fax, ya que por ejemplo, el contenido de un correo electrónico puede ser almacenado en diversos servidores. Además, a diferencia de la mensajería electrónica los faxes no pueden ser portadores de virus, no pueden afectar a la seguridad de la red de la empresa, ni se pueden usar para estafas vía phising. Una de las razones por las que estas máquinas todavía tienen cabida en el mercado se debe a su facilidad de uso y de recibir documentos seguros rápidamente.
Así, desde la compañía estiman que hoy en día hay cerca de 120 millones de máquinas de fax en todo el mundo y se compran 6 millones de equipos nuevos cada año.
El fax integrado en la red, como respuesta a las nuevas necesidades
“Muchas empresas a nivel mundial todavía confían en el envío de faxes mediante un sistema manual. Esto puede ser aceptable para pequeñas oficinas con envíos esporádisoc, pero se trata de un procedimiento costoso que ya debería ser cosa del pasado” comenta David Vella de GFI.
Uno de los principales problemas del envío manual de faxes es el tiempo que requiere, pudiendo llegar a 10 minutos por cada envío. Además, el 90% de los faxes se envían en escala de grises, recibidos con una calidad deficiente y apariencia poco profesional.
A la hora de recibirlo, es muy común que el fax se pierda, se traspapele o sea archivado en un lugar erróneo si llega a una máquina comunitaria. Así desaparece una de sus principales ventajas, la puntualidad acompañadas por una pérdida de tiempo y dinero.
La solución ideal de comunicación empresarial, de este modo, debe evitar la falta de seguridad producida por los e-mails y los problemas ligados al envío manual de faxes, ayudando a obtener en condiciones ideales:
• Una reducción de los costes asociados al fax
• Un incremento de la productividad del trabajador
• Una fácil instalación e implementación
• Un uso de los programas existentes de correo de la oficina
• Que no requiera cambios en la rutina del usuario
• Archivar faxes para revisar más tarde y retener el registro
De esta manera, la solución por la que está optando hoy la mayoría de las empresas ha sido reemplazar las máquinas de fax tradicionales por servidores de fax en red, que permiten a los usuarios:
• enviar, recibir y administrar cómodamente las comunicaciones vía fax desde sus puestos de trabajo.
• crear faxes en sus procesadores de palabras (u otra aplicación) además de crear un nuevo mensaje en su cliente de correo electrónico.
• seleccionar los números desde la lista de direcciones de correo o manualmente y el tráfico se administra a través de un servidor de correo Exchange/SMTP, el cual puede recibir y enrutar faxes.
• Los servidores de fax en red de última generación, también permiten a los usuarios enviar y recibir faxes a través de dispositivos móviles como Blackberry.
Con el fax integrado en la red, además, los usuarios finales pueden recibir, ver, imprimir y guardar faxes desde sus PCs o portátiles. Este sistema también cuenta con un enrutado entrante automático a través de un proceso llamado “Direct Inward Dial (DID)”, mediante el cual se asigna a los usuarios finales un número personal seguro y se les envían los faxes directamente a su escritorio. Ya que cada usuario recibe el fax en su cuenta personal, se garantiza que los mensajes no sean visibles para el resto sin ser eliminados o archivados erróneamente.
Aparte de lo ya mencionado, las soluciones de fax integrado a la red ofrecen otras múltiples capacidades como: orden de la cola entrante y saliente; calidad de fax mejorada, capacidad de formateo y elección de documento para una apariencia profesional; posibilidad de agregar adjuntos y el envío a clientes de correo electrónico o a máquinas de fax en red; e nvío a PDAs y teléfonos móviles; filtros de fax, para eliminar documentos no deseados y capacidades de difusión que permitan enviar mensajes personalizados a un gran número de destinatarios, la posibilidad de utilizar Fax sobre IP, y un largo etc.
“El sencillo proceso de configurar una solución de fax integrada a la red, puede incrementar significativamente la eficiencia y productividad de la empresa. Con una solución de estas se pueden ahorrar miles de euros en costes laborales y además los faxes pueden ser más seguros obteniendo una apariencia mucho más profesional” , afirma David Vella.
El servidor de fax GFI FaxMaker
Para las actuales necesidades de las empresas en la transmisión de documentos, GFI ofrece el servidor de fax GFI FAXmaker for Exchange/SMTP. El mismo se integra con entornos populares como Exchange Server, Lotus Notes y servidores SMTP, permitiendo a los usuarios enviar y recibir faxes así como mensajes SMS/texto directamente desde sus clientes de correo. Aprovechando su infraestructura de correo y el Directorio Activo, GFI FAXmaker consigue una escalabilidad, fiabilidad y reducción de las tareas de administración sin precedentes. Esta herramienta ha recibido el premio Windows IT Pro Magazine (anteriormente Windows & .NET) Readers' Choice Award durante 3 años consecutivos.
La compañía
GFI es un desarrollador de software internacional que proporciona una única fuente para que los administradores de redes informáticas resuelvan todas sus necesidades en seguridad de red, seguridad de contenido y mensajería. Con el objetivo de convertir sus productos en las soluciones preferidas para la seguridad y productividad de redes TI, GFI ofrece una tecnología que ha recibido varios premios a lo largo de los años, a los que suma una agresiva estrategia de precios y un fuerte foco en las pequeñas y medianas empresas. Fundada en 1992, GFI cuenta con oficinas propias en Malta, Gran Bretaña (Londres), EE.UU. (Raleigh), China (Hong Kong), Australia (Adelaide) y Alemania (Hamburgo) que soportan más de 200.000 instalaciones de todo el mundo. Sus soluciones se utilizan hoy por más de 160.000 administradores de redes TI. GFI cuenta con una plantilla de 250 profesionales, enfocados en las tareas de I+D, llevando sus productos al mercado a través de una red de unos 10.000 partners en todo el mundo. www.gfihispana.com
[GFI]
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Enviado por cristina - 14/02/2008 |
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